¿Podemos hablar de transformación digital, con resultados y sin recursos presupuestarios?

Un registro reúne datos para su utilidad en el rendimiento de una gestión, existen diversos tipos, como el de direcciones, memoria, estado, propósito general, específico, constantes, etc., siendo esos valores de Datos, comandos, instrucciones o estados binarios almacenados en un archivo físico, CPU, discos, USB, entorno virtual, microprocesador, nube, que ordenan qué y cómo debe procesarse; pero todo ello no deja de ser una memoria que para hacerse de utilidad debe contar con alta velocidad y en pequeños espacios; es decir, capacidad y entendimiento.

El archivo digital no es más que un fichero diseñado a través de un programa informático ejecutado en un medio electrónico y dependerá del programa o aplicaciones intuitivas en el que se haya creado de manera especializada, para establecer si este puede o no modificarse (fotos, audios, videos, etc.) y para poder ser usada; dependerá de la clase de data que se desea almacenar y si encuentra previamente digitalizada para ser guardada.

Cuando hablamos de “cero papel” estamos haciendo referencia a una gestión documentaria digital y que puede incluir un archivo incriptado y fedatario para que cuente con valor legal. Este no es más que un Proceso de fabricación digital que puede estar debidamente certificada internacionalmente para brindarle las garantías necesarias.

Este proceso digital reduce espacios físicos de infraestructura para su almacenamiento asegura durabilidad, evita el tratamiento del mantenimiento del papel, contribuye a ubicación rápida y sin adulteración, minimiza la presencia de asistentes en cada estación, fotocopias, impresora, tinta, courrier, tiempo, mostrando eficiencia, eficacia, orden, seguridad, garantías y modernidad; per es ello Transformación Digital? La respuesta sería, aún No; pero vamos en camino.

La transformación digital debe estar definida como parte de las estrategias de una gestión que no sólo busca un cambio, sino la implementación de una nueva filosofía, de una nueva cultura; un nuevo modelo donde no solo se incorpore tecnología, sino se gestionen los recursos y dentro de ello los talentos, porque son ellos los actores principales con potencialidades suficientes para lograrla.

El primer paso de una gestión privada, pública, nacional o internacional, que quiere la transformación debe utilizar debidamente los recursos y atender las emergencias simultáneamente con comisiones Ad Hoc, debe diagnosticar su estado desde sus seis ejes principales: a) Talento humano; b) Normatividad; c) Administración financiera; d) Tecnología de la Información; e) Comunicación – Difusión; y f) Cooperación y coordinación interinstitucional e internacional; en una base de integridad e integración, para proyectar un Modelo de Gestión apropiado en cuyo objetivo es optimizar con eficiencia y eficacia la modernización que implica bienestar, paz social, satisfacción total..

Las estrategias claves están en la adaptación y remodelación de la Gestión por Procesos, Presupuesto por Resultados con enfoque al cliente interno motivado, comprometido, como externo, quien es el que percibe directamente el servicio; la inducción de sus cuadros desde la capacitación por competencias sin desgaste y repotenciándolos identificando sus habilidades y destrezas; la composición de comisiones ad hoc internas y externas; la simplificación administrativa distinguiendo entre proceso, acto o actividad; las soluciones integrales informáticas que faciliten el uso de esas herramientas de manera ágil y sencilla en u interface; la priorización de gastos, descartando aquellos que no agregan valor; los impostergables Acuerdos de colaboración con Planes de Trabajo de ejecución inmediata y con plazos que hagan posible la finalidad de dichos convenios; sin distraer el core del negocio, sus resultados y la percepción de un buen servicio.

La fuerza y ciertamente el Poder visto desde una posición de eficiencia, es la gestión de los “Datos Digitales” que permitan la ineroperabilidad debidamente administrada depurada, reservada para aquellas receptoras que estén informáticamente preparadas y tengan un fin claro relacionado a su quehacer legal y permitido.

En cuanto a la trazabilidad de información, útil para generar garantías en el control y seguridad; debe cuidar necesariamente los datos sensibles como son los personales. Es así que estos Registros Digitales deben contar con el resguardo potente de un Ciberdefensa que tenga la capacidad de repeler cualquier ataque cibernético, evitando la pérdida, destrucción, manipulación, deformación, modificación de dicha información; por lo que toda gestión de esta naturaleza, requiere advertir posibles contingencias, permitiendo proyectar el éxito de un modelo de gestión digital.

En buena cuenta, esta gestión del cambio como mecanismo para lograr la ansiada Transformación Digital, será una pieza importante e inicial, donde el talento motivado, certificado con instrucciones de corte internacional, para la proyección de objetivos, no limita su quehacer en la adquisición de herramientas informáticas; sino, la decisión de las autoridades se constituyen en los artífices de las innovaciones creatividad, capaces de mejorar modelos digitales existentes; así como “construir” soluciones tecnológicas rápidas y prácticas a menores costos.

Es sí que, los registros son Poder de información, que permiten el control interno que nos generen garantías del manejo de información en base cierta, reservada, con fines de control y seguridad; así como gracias a la voluntad política, permita la colaboración internacional. que pueda generar potencialidades inimaginables.

En síntesis, cuando hablamos de transformación digital implica también que nos encontramos preparados para perfilar, trazabilizar, construir y diseñar Políticas Públicas claras, justas, necesarias, con el soporte de DATA cierta, capaces de desmembrar estadísticas sociodemográficas, identificar, atender y colaborar en urgencias, establecer la atención y distribución equitativa para un desarrollo integral como Nación, integro y sostenido.

Si hablamos en serio de Transformación Digital, podemos mencionar una experiencia comprobada, me refiero a la llegada a la Superintendencia Nacional de Migraciones, ente rector, adscrito al sector interior, encargado de la entrega de pasaportes electrónicos, Carné de Extranjería Carné Temporal de Permanencia, Control Migratorio, Registro Nacional Migratorio de peruanos y Extranjeros, Control Migratorio Fronterizo, adolecía de innumerables deficiencias y no contaba con el Presupuesto necesario; sólo el 20 % era entregado por el estado, el 80% debía generarlo como Presupuesto Directamente Recaudado. Sus sistemas alicaídos, su precaria plataforma, la desmotivación del talento humano y la existencia de seudo tramitadores que desacreditaban al Estado; y si a ello le sumamos la autorización de ingreso del éxodo venezolanos, mujeres, niños, ancianos, jóvenes, enfermos, pobres, que debíamos documentar sin contar con presupuesto; pero ya potencializados y organizados, nos permitió mostrar las capacidades de un equipo técnico especializado, ejecutando un Modelo bajo los Estándares Internacionales y el máximo logro de la colaboración oportuna de organizaciones nacionales e internacionales, nos permitió organizar y cambiar la mirada pública y privada de dicha Institución.

Ese escenario público nunca fue sencillo; sin embargo atendimos con una mirada ciertamente humana, diseñamos por primera vez en la historia, un sistema de “captura de información sociodemográfica de cada uno de los ciudadanos extranjeros” en su totalidad, demostrando la presencia de ciudadanos de 101 países que permanecían irregulares.

Diseñamos leyes múltiples y el Primer Reglamento Migratorio del país, las primeras normas de colaboración a una ciudadanía urgida, que luego fueron copiadas por más de 8 países, convirtiéndonos en el Modelo deseado en toda la región y forma solución para otros más países a nivel mundial. Con la llegada extraordinaria del Covid 19 muchas instituciones en el Perú y países en el mundo sufrieron el durísimo embate una frenada en su desarrollo, su economía y crecimiento, pero aquellas que sin saberlo, estaban preparadas sin saberlo, como MIGRACIONES, que logró alcanzar la Transformación Digital en el país, pudimos ser el haz de luz que permitió ayuda sin demora a diversas Instituciones, cuyo registro fue atacado, su sistema destruido o hasta inexistente.

Nuestra experiencia al frente de la Superintendencia Nacional de Migraciones, nos permitió ayudar sin tardanza y a su vez diseñar in house, nuestros propios Sistemas ahorrando significativas cifras, compartiendo y reconstruyendo sistemas de otros organismos del Estado, alojarlos en nuestras plataformas; y a su vez lanzar la Primera Agencia Digital del país, con el 90% de nuestros servicios en línea con más de 50 aplicativos que distribuía en centésimas de segundo los pedidos de usuarios con respuestas automáticas y atendiendo las 24 horas los 7 días de la semana en: a) El pre control migratorio en línea; b) Entrega de Carné de Extranjería; c) Permisos Temporales de Permanencia Virtual con codificaciones de seguridad; d) gracias al superávit en abastecimiento, ofrecer citas en línea y entregar 79,000 pasaportes electrónicos al mes aproximadamente; e) codificar los salvoconducto para la atención de toque de queda; f) iniciar las acciones en línea de coordinación con la Organización Internacional de aviación Civil de Naciones Unidas, para la adquisición de nuevas libretas para los pasaportes; g) dar inicio a través del sistema de gestión documentaria el procesos de compra; f) Bóveda digital controlada; g) Presupuesto directamente recaudado suficiente para el pago; g) Almacenamiento de más de dos mil doscientos millones de datos digitales; h) trazabilizar información sospechosa migratoria; i) Interoperar datos incriptados a las autoridades competentes, cumpliendo así con nuestra finalidad, contribuir al control y seguridad nacional; etc.

En efecto, la puesta en marcha desde el 2016 con las fases de; j) Fortalecimiento, ii) Desarrollo; iii) Modernización; y, iv) Transformación Organizacional y digital; mostró cambios que fueron percibidos por el usuario; siendo premiados por el Modelo de Excelencia Medalla de Oro en la Gestión Pública y el Premio Nacional, otorgada por la Sociedad Nacional de Industrias año 2021; obteniendo y ratificando 38 ISOs en Sistema de Gestión de la calidad, Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, Sistema Antisoborno; además, de otros múltiples Premios Nacionales e Internacionales, como riqueza afectiva que nos puso a la palestra.

Los cimientos están sembrados, la experiencia se encuentra acumulada, que podrán dañando todos los avances logrados; pero la sabiduría adquirida nos indica que podremos siempre reconstruir mejores columnas y avanzar la gestión sin copiar modelos, siendo siempre en serio los promotores de la Transformación Digital donde nos encontremos.

Frieda Roxana Del águila Tuesta. Doctora en Derecho, PhD, Magister en Derecho Civil y Comercial, abogada, con maestría en Gestión Pública; especializada en Gerencia Internacional; con experiencia en Transformación Digital, Gestión del cambio organizacional, Gestión Digital presidiendo diversos cargos ejecutivos, Comisiones y Comités técnicos para efectivizar los resultados obtenidos visibles en Modernización de un Estado Digital.